Classeur virtuel

Le classeur virtuel est un système de classement de documents (SCD) informatisé qui permet une récupération rapide via les différents modules d’IGS (Compte à payer, Achat, État financier, etc..). Le SCD peut archiver tous les documents qui sont importants pour le client. Le classement se fait à partir des informations pertinentes sur les documents (#Facture, #Fournisseur, #client Montant, # commande, date …).

La recherche de document dans le classeur virtuel se fait à partir de l’information enregistrée dans les documents lors du traitement. Il suffit d’entrer un élément de recherche pour que toute la documentation apparaisse. C’est un outil vraiment apprécié de la clientèle.

Le classeur virtuel accélère grandement le travail lorsqu’il est le temps de :

• Faire une recherche de document (preuve de livraison)
• Faire la validation des comptes à payer
• Faire la recherche des factures payées
• Faire une recherche d’une soumission
• Faire la recherche de document dans les états financiers
• etc

Pour les comptes à payer, une fois que les factures ou note de crédit sont entrées dans le système, toute la documentation se traite électroniquement. La personne aux comptes à payer reçoit une alerte lui disant qu’il y a de nouveaux documents à analyser. Fini les recherches dans les papiers qui peuvent prendre plusieurs heures, fini les transferts de paperasses qui envahissent les bureaux. Avec le classeur virtuel, en quelques clics toute l’information est accessible. Ceci représente une économie de temps, d’argent et d’espace pour les entreprises.

Programmes spéciaux

IGS Win offre également ses services pour faire de petits logiciels adaptés. Que ce soit pour une campagne de financement, un OSBL ou encore une levée de fonds, IGS est en mesure de faire un petit système comptable adapté à vos besoins.

À titre d’exemple, un système pour la gestion de la vente des billets pour les Kiwanis a été fait pour leur évènement le « Stag-O-Pomme ». Ce système fait la gestion des billets vendus/non-vendus, payés/non-payés et une partie de la comptabilité des comptes à recevoir. Un outil très apprécié par les organisateurs qui doivent assurer un suivi serré de leur campagne de financement.